> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.proplan.net/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.proplan.net/velkommen-til-proplan-hrm/administrasjon/administrasjon-system/roller.md).

# Roller

Roller styrer hva brukerne får se og gjøre i Proplan HRM, og hvilke ansatte de har tilgang til. Rollene administreres under **Administrasjon → System → Roller**.

Her kan du blant annet:

* justere hva standardrollene gir tilgang til
* opprette egne roller
* bestemme hvilke ansatte en rolle gir tilgang til
* bestemme hvem som er medlem av en rolle

### Slik fungerer tilgang

En rolle består av to deler:

* **Persontilgang:** Hvilke ansatte rollen gir tilgang til. For eksempel gir Leder tilgang til lederens egne ansatte, og HR admin gir tilgang til alle ansatte.
* **Rettigheter:** Hva rollen kan se og endre på disse ansatte, og hvilke funksjoner rollen gir tilgang til.

En bruker kan ha flere roller. Får brukeren tilgang til samme person gjennom flere roller, legges tilgangene sammen. Skal en bruker ha ulik tilgang til ulike personer, gir du brukeren flere roller med ulikt oppsett.

{% hint style="info" %}
Alle brukere har alltid tilgang til **Hjem**, **Ansattkatalog** og **Organisasjonskart**, og en minimumstilgang til seg selv. Dette styres ikke av roller.
{% endhint %}

### Oversikt

<div align="left"><figure><img src="https://1292657694-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FfR8xsMGVeEdvw4O9mdNK%2Fuploads%2FvrNnWuDCdBgBxV0KIKAJ%2F188-roller-1.png?alt=media&amp;token=6361de52-6984-4cd5-bb08-d4f028ebbe0a" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

* **Ny rolle (1):** Oppretter en egen rolle fra bunnen.
* **Kopier rolle (2):** Velg en eksisterende rolle å kopiere.
* **Standardroller (3):** Rollene som følger med systemet. De kan ikke slettes, men du kan justere hva de gir tilgang til.
* **Egendefinerte roller (4):** Rollene virksomheten har opprettet selv.
* **Rolleoppsett (5):** Kort forklaring av hvordan roller fungerer.

### Standardroller

Noen standardroller tildeles automatisk, og for noen er persontilgangen fast. Det du kan justere på standardrollene, er hva de gir tilgang til.

| Rolle                 | Hvem får rollen                                                                    | Tilgang til ansatte                                                                              |
| --------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------ |
| **Bruker**            | Alle brukere, automatisk.                                                          | Bare seg selv.                                                                                   |
| **Leder**             | Alle som er satt som leder på minst én ansatts aktive stilling, automatisk.        | Ansatte som har brukeren som leder på stillingen.                                                |
| **Leders leder**      | Ledere som er leder for andre ledere, automatisk.                                  | Ansatte to eller flere nivåer ned i hierarkiet.                                                  |
| **HR admin**          | Tildeles manuelt, for eksempel til HR-ledere.                                      | Alle ansatte.                                                                                    |
| **Lønnsmedarbeider**  | Tildeles manuelt.                                                                  | Alle ansatte. Rollen gir tilgang til lønnsrelaterte data og er ment for lønnskjøring og eksport. |
| **System admin**      | Tildeles manuelt.                                                                  | Ingen ansatte. Rollen er for å administrere grunndata.                                           |
| **Ekstern konsulent** | Tildeles automatisk når Proplan-ansatte får tilgang for å hjelpe til med systemet. | Settes opp i rollen.                                                                             |

Slik henger det sammen i praksis:

* **Bruker** bestemmer hva alle ansatte kan se og endre om seg selv. Rollen kan aldri gi tilgang til andre.
* **HR admin** har tilgang til alle ansatte, men du bestemmer hva HR kan se og endre.
* **Leder** og **Leders leder** har fast tilgang til sine ansatte, men du bestemmer hva de kan se og endre.
* I **egne roller** bestemmer du både hvilke ansatte rollen gir tilgang til, og hva den kan se og endre.

### Rediger rolle

Velg en rolle for å åpne den, eller velg **Ny rolle**.

<div align="left"><figure><img src="https://1292657694-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FfR8xsMGVeEdvw4O9mdNK%2Fuploads%2FiGUaG9uUAhbyPrRJlZEM%2F189-roller-2.png?alt=media&amp;token=c22938c8-2f2b-447c-a147-a9a5c7d135f6" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

* **Navn (1):** Påkrevd.
* **Beskrivelse (2):** Hva rollen er ment for.
* **Ekskluder rollemedlemmers tilgang til seg selv (3):** Vises på egne roller.
* **Kategorier (4):** Rettighetene er delt inn i Person, Dokumenter, Time og Fravær, Generelle funksjoner og Dataoppsett. **Persontilgang** og **Rollemedlemmer** ligger under.
* **Tilgangsnivå (5):** For hver kategori velger du ett av tre nivåer:
  * **Ingen:** Informasjonen er skjult.
  * **Se på:** Brukeren kan se informasjonen, men ikke endre den.
  * **Endre:** Brukeren kan se og endre informasjonen.

Velg **Lagre** eller **Lagre og lukk** nederst på siden.

For noen rettigheter finner du en forklaring når du holder musepekeren over spørsmålstegnet.

### Rettigheter

| Kategori                 | Hva du styrer                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           |
| ------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Person**               | Tilgang til personalia, personnummer og kjønn, kontaktinformasjon, timeinnstillinger, merkedager og jobb-e-post. Stillingsdata, lønns-, fagforenings- og pensjonsinformasjon. Relasjoner, oppgaver, kommentarer, bankkontoer, roller, kompetanser og utstyr. Onboarding, sykefraværsoppfølging, offboarding og egendefinerte prosesser. |
| **Dokumenter**           | Tilgang per dokumenttype for ansattdokumenter og delte dokumenter. Om rollen kan starte signaturprosesser, kjøre GDPR-revisjon og få automatisk tilgang til nye dokumenttyper.                                                                                                                                                          |
| **Time og Fravær**       | Om rollen kan se pivotrapporter, føre timer og søke om fravær. Tilgang til stemplingsinnstillinger og fraværsrapport.                                                                                                                                                                                                                   |
| **Generelle funksjoner** | Blant annet ansattkatalog, fraværskalender, personalliste, opprette personer, administrere nyhetsartikler, systeminnstillinger og rolleoppsett, eksterne tilgangsforespørsler, ansattfunksjoner, eksterne ID-er og private og offentlige dashbord.                                                                                      |
| **Dataoppsett**          | Om rollen kan administrere grunndata for Personal, Time og Dokument, for eksempel prosessmaler, lønnsarter og dokumentmaler. Dette gjelder uavhengig av hvilke ansatte rollen har tilgang til.                                                                                                                                          |

{% hint style="info" %}
For ansattdokumenter skilles det mellom tilgang til **informasjon** om dokumentet og tilgang til **innholdet**. For å se dokumentet i dokumentlisten eller personalmappen trengs minst «Se på» på informasjon. For å laste ned og lese dokumentet trengs også minst «Se på» på innhold.
{% endhint %}

### Persontilgang

Under **Persontilgang** bestemmer du hvilke ansatte rollen gir tilgang til.

<div align="left"><figure><img src="https://1292657694-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FfR8xsMGVeEdvw4O9mdNK%2Fuploads%2FfRVuAoGNgk3IvEJKsQqN%2F190-roller-3.png?alt=media&amp;token=3f23f3b4-7559-4cac-8e28-07c3966c3895" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

* **Antall dager før tilgangen fjernes (1):** Hvor mange dager etter at en person har sluttet, tilgangen til personen fjernes. Dette gjelder tilgang gitt gjennom organisasjonsenheter, lokasjoner, avdelinger og ansatt titler. Direkte tilgang til personer fjernes ikke.
* **Utvalg (2):** Gi tilgang til personer på organisasjonsenheter, underenheter, lokasjoner, firmaer eller med bestemte ansatt titler, eller direkte til enkeltpersoner. Velg **Legg til** under hver kategori.
* **Forhåndsvisning (3):** Viser hvilke personer rollen gir tilgang til.

For Bruker, Leder, Leders leder, HR admin, Lønnsmedarbeider og System admin er persontilgangen fast.

### Rollemedlemmer

Under **Rollemedlemmer** bestemmer du hvem som har rollen.

<div align="left"><figure><img src="https://1292657694-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FfR8xsMGVeEdvw4O9mdNK%2Fuploads%2Fi0RPLJMw2VgvrmDdkK1X%2F191-roller-4.png?alt=media&amp;token=3c74f9f4-91be-4f08-96ba-df86a39b2852" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

* **Medlemmer fra grupper (1):** Legg til brukere fra organisasjonsenheter, underenheter, lokasjoner, firmaer eller med bestemte ansatt titler.
* **Direkte koblede medlemmer (2):** Legg til enkeltpersoner.
* **Forhåndsvisning (3):** Viser hvem som er medlem av rollen.

Bruker, Leder og Leders leder tildeles automatisk, så der legger du ikke til medlemmer selv.